Ai phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (NĐ 70/2025)?

Ví dụ giả định: một chủ quán cà phê hỏi rằng quán mình có bắt buộc phải đổi sang hóa đơn từ máy tính tiền hay không, trong khi quán bên cạnh vẫn in phiếu tạm tính như cũ. Không phải mọi cửa hàng đều áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo cùng một cách, và việc hiểu sai đối tượng có thể khiến bạn đầu tư nhầm thiết bị hoặc chậm đăng ký. Bài này giúp bạn đối chiếu đúng trường hợp của mình theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bài này là thông tin tham khảo, căn cứ chính là Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Lưu ý về hiệu lực (đã xem tháng 10/2026): Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 1/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP; nghĩa vụ hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hiện được quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, vẫn giữ ngưỡng doanh thu năm trên 1 tỷ đồng đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Bài này giữ nguyên phần đối chiếu theo Nghị định 70/2025 để bạn đối chiếu lịch sử áp dụng, và cần được cập nhật căn cứ sang Nghị định 254/2026 trước khi đăng, sau khi đối chiếu trực tiếp toàn văn Điều 6 và Điều 43 của Nghị định 254/2026. Khi có điểm chưa rõ, bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn.

Tóm tắt nhanh:

• Đây là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu. Nó được khởi tạo từ hệ thống tính tiền và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế.
• Đối tượng bắt buộc gồm hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nhóm còn lại là doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng trong các ngành được liệt kê.
• Loại hóa đơn này không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, nhưng phải đáp ứng đúng định dạng và cách truyền dữ liệu theo quy định.
• Trước khi mua thiết bị, bạn nên đối chiếu ngành nghề, doanh thu và cách bán hàng của mình, rồi đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Bài này dành cho chủ cửa hàng, quán ăn, quán cà phê và hộ kinh doanh bán lẻ đang không chắc mình có bắt buộc dùng hay không.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khác hóa đơn thường ở đâu?

Điểm khác đầu tiên nằm ở nơi hóa đơn được tạo ra. Với hóa đơn thường, bạn lập trên phần mềm hóa đơn rồi gửi cho người mua. Còn hóa đơn từ máy tính tiền thì được khởi tạo ngay từ hệ thống tính tiền tại điểm bán, khi giao dịch phát sinh.

Điểm khác thứ hai nằm ở cách dữ liệu tới cơ quan thuế. Loại này có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu. Dữ liệu được truyền tới cơ quan thuế theo định dạng quy định. Người bán cũng phải gửi hóa đơn cho người mua bằng phương tiện điện tử, hoặc cung cấp đường dẫn hay mã tra cứu. Nhờ vậy, một tờ phiếu in tạm tính không còn đủ để thay thế hóa đơn.

Điểm khác thứ ba là chữ ký số. Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là không bắt buộc. Nhiều chủ quán lầm tưởng cứ hóa đơn điện tử là phải ký số, nên bạn cần kiểm tra đúng yêu cầu của loại mình dùng.

Ai phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025?

Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định ba nhóm phải sử dụng loại hóa đơn này. Nhóm thứ nhất là hộ, cá nhân kinh doanh tại khoản 1 Điều 51 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên. Nhóm thứ hai là hộ, cá nhân kinh doanh tại khoản 2 Điều 90 và khoản 3 Điều 91 của Luật Quản lý thuế. Nhóm thứ ba là doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng. Nội dung Điều 11 này do khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung.

Với nhóm doanh nghiệp bán trực tiếp tới người tiêu dùng, văn bản liệt kê nhiều ngành. Đó là trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ trừ xe có động cơ, ăn uống, nhà hàng và khách sạn. Còn có vận tải hành khách, hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim và dịch vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Bạn nên đối chiếu ngành nghề đăng ký với danh sách này.

Ví dụ giả định: hộ bán tạp hóa có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và bán trực tiếp cho người dân trong khu phố thuộc nhóm cần đối chiếu kỹ. Ngược lại, hộ chỉ bán theo đơn đặt hàng cho một công ty, không bán lẻ trực tiếp, thì cần kiểm tra thêm điều kiện. Bạn cũng cần kiểm tra xem sau Nghị định 70/2025 có văn bản sửa đổi, bổ sung nào hay không.

Trường hợp	Cần đối chiếu	Kiểm tra nhanh
Hộ, cá nhân có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm, thuộc khoản 1 Điều 51 Luật Quản lý thuế	Doanh thu năm và Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Cộng doanh thu theo sổ cả năm
Hộ, cá nhân thuộc khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế	Điều kiện máy tính tiền và phương pháp kê khai	Đối chiếu giấy đăng ký và phương pháp thuế
Doanh nghiệp bán trực tiếp tới người tiêu dùng	Ngành nghề trong danh sách tại Điều 11	Đối chiếu ngành đăng ký với danh sách

Thiết bị và phần mềm cần đáp ứng điều kiện gì?

Máy tính tiền ở đây không chỉ là một chiếc máy in phiếu. Theo Nghị định 70/2025, máy tính tiền là một hệ thống tính tiền. Hệ thống này gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc nhiều thiết bị điện tử kết hợp với nhau, dùng giải pháp công nghệ thông tin để tính tiền và lưu trữ thông tin giao dịch. Bạn cần một hệ thống tạo hóa đơn đúng định dạng và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế, chứ không chỉ in được một tờ giấy đẹp.

Về nội dung hóa đơn, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán. Thông tin người mua gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh, và số điện thoại nếu người mua yêu cầu. Ngoài ra phải ghi tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, số lượng và số tiền thanh toán. Trên hóa đơn phải có ngày lập, mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu. Khi chọn phần mềm, hãy hỏi nhà cung cấp về định dạng hóa đơn, cách truyền dữ liệu khi mất mạng và cách người mua tra cứu.

Bạn nên thử quy trình thực tế theo các bước sau trước khi áp dụng toàn bộ. Bước 1: bán thử vài giao dịch, in thử và tra cứu thử bằng mã hoặc đường dẫn khách nhận được. Bước 2: kiểm tra dữ liệu đã tới hệ thống hay chưa. Bước 3: bán thử trong giờ cao điểm, vì hệ thống chạy tốt khi vắng khách nhưng chậm khi đông khách sẽ gây ùn tắc.

Đăng ký, vận hành hàng ngày và tránh sai lầm thường gặp

Trước khi sử dụng hóa đơn, bạn phải đăng ký với cơ quan thuế, qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Bạn nên chuẩn bị thông tin đăng ký kinh doanh, mã số thuế và hệ thống tính tiền. Nếu bạn đã dùng loại hóa đơn khác, hãy hỏi rõ việc chuyển đổi có cần đăng ký lại hay chỉ cần đăng ký bổ sung.

Trong vận hành hàng ngày, cuối ca bạn đối chiếu hóa đơn đã phát hành với giao dịch trên hệ thống tính tiền, kiểm tra giao dịch chưa truyền dữ liệu và xử lý ngay trong ngày. Khi hóa đơn bị sai, bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, không tự sửa tay trên bản in.

Bạn cũng nên phân công rõ trách nhiệm mỗi ca: người bán phát hành đúng lúc, người quản lý đối chiếu cuối ngày và xử lý hóa đơn sai. Ước tính: từ lúc đăng ký tới khi bán thử ổn định thường mất vài ngày làm việc, tùy nhà cung cấp. Chi phí phụ thuộc từng nhà cung cấp, nên bạn hãy xin báo giá từ hai hoặc ba đơn vị để so sánh.

Bốn lỗi hay gặp nhất

• Dùng phiếu tạm tính thay hóa đơn: phiếu không có mã hoặc dữ liệu tra cứu và không được truyền tới cơ quan thuế. Cách tránh là chỉ coi hóa đơn đúng định dạng và tra cứu được mới là hóa đơn.
• Mua thiết bị trước khi đối chiếu đối tượng: nghe cửa hàng khác mua nên mua theo, trong khi trường hợp của mình có thể khác. Cách tránh là đối chiếu với Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước khi mua.
• Không đối chiếu cuối ca: để giao dịch chưa truyền dồn sang ngày sau. Cách tránh là lập danh sách giao dịch chưa truyền ngay cuối ca.
• Tự sửa tay hóa đơn sai: bản in sửa tay không thay thế hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Cách tránh là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đúng quy trình.

Khi quy định thay đổi, chủ cửa hàng kiểm tra lại ở đâu?

Nghị định 70/2025 được ban hành ngày 20/3/2025 và có hiệu lực từ ngày 1/6/2025 theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Sau thời điểm đó, bạn vẫn cần theo dõi văn bản hướng dẫn và văn bản sửa đổi, bổ sung. Cách kiểm tra bền nhất là đọc văn bản gốc trên thuvienphapluat.vn, vbpl.vn hoặc chinhphu.vn, rồi đối chiếu hướng dẫn trên trang của Tổng cục Thuế.

Nếu bạn bán cả tại cửa hàng và trên sàn, bạn có thể đọc thêm về việc sàn khấu trừ thuế thay người bán để lưu báo cáo sàn.

Nguồn chính thức đã xem tháng 10/2026: toàn văn Nghị định 70/2025/NĐ-CP (tiếng Việt); Cổng thuế điện tử của Tổng cục Thuế; Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.

Đọc tiếp theo nhu cầu của bạn

• Nếu bạn cần hỏi trực tiếp về trường hợp của cửa hàng mình, hãy xem trang liên hệ NBK.
• Nếu bạn muốn hiểu bức tranh chung từ năm 2026 khi không còn thuế khoán, hãy đọc bài về bỏ thuế khoán từ 1/1/2026.
• Nếu bạn muốn xem thêm các bài cùng chuyên mục, hãy xem chuyên mục thuế, hóa đơn & hộ kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Quán nhỏ, doanh thu chưa tới 1 tỷ đồng một năm thì có bắt buộc dùng không?

Chưa chắc. Bạn cần đối chiếu thêm ngành nghề và trường hợp cụ thể tại khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế, cùng việc bán trực tiếp tới người tiêu dùng hay không.

Hóa đơn từ máy tính tiền có bắt buộc chữ ký số không?

Không, theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chữ ký số trên loại hóa đơn này là không bắt buộc. Loại này vẫn phải có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu, và phải được truyền dữ liệu theo định dạng quy định.

Nếu mất mạng giữa ca bán, hóa đơn xử lý thế nào?

Bạn cần hỏi nhà cung cấp giải pháp về cơ chế lưu tạm và truyền lại dữ liệu khi có mạng, và kiểm tra cuối ca giao dịch nào chưa truyền thành công.

Việc nên làm hôm nay

• Đối chiếu ngành nghề, doanh thu hằng năm và cách bán hàng của bạn với Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ghi lại kết luận cho cửa hàng mình.
• Hỏi nhà cung cấp thiết bị và phần mềm về định dạng hóa đơn, cách truyền dữ liệu và cách người mua tra cứu, rồi bán thử giờ cao điểm.
• Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế nếu thuộc đối tượng bắt buộc, và đặt lịch đối chiếu hóa đơn cuối mỗi ca ngay từ tuần đầu.

Đối chiếu đúng đối tượng trước, rồi mới mua thiết bị, sẽ giúp bạn tránh khoản đầu tư nhầm.

Lưu ý: bài này chỉ là thông tin tham khảo. Quy định có thể thay đổi, hãy xác nhận với cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc đơn vị tư vấn có thẩm quyền trước khi áp dụng cho trường hợp của bạn.