Checklist đầu tháng cho chủ shop: 10 việc kiểm tra số liệu
Đầu tháng là lúc dễ bỏ sót số liệu nhất. Bài viết đưa ra bảng kiểm 10 việc cho chủ shop: đối chiếu doanh thu, công nợ, hàng hoàn, tồn kho, quảng cáo và lãi gộp từng nhóm hàng.
Đầu tháng là lúc shop dễ bỏ sót số liệu nhất, vì đơn tháng cũ vừa chốt xong và đơn tháng mới đã chạy. Một buổi kiểm tra có hệ thống giúp shop phát hiện sớm tiền lệch, hàng tồn chậm bán và quảng cáo kém hiệu quả, thay vì đợi đến cuối tháng mới thấy lỗ. Bài viết này đưa ra checklist đầu tháng cho chủ shop với 10 việc kiểm tra số liệu bán hàng, kèm mẫu bảng kiểm để shop dùng ngay.
Tóm tắt nhanh
- Đối chiếu doanh thu sàn với tiền về ngân hàng và sổ bán hàng trước khi chốt tháng.
- Rà soát công nợ, hàng hoàn và tồn kho chậm bán để xử lý sớm.
- So sánh chi phí quảng cáo với số đơn thực tế, không nhìn riêng lượt nhấp.
- Lãi gộp từng nhóm hàng cần tính để quyết định nhập hàng tháng sau.
Đối chiếu doanh thu sàn, ngân hàng và sổ bán hàng
Trước hết, cần đối chiếu ba con số: doanh thu báo cáo trên sàn, tiền thực tế về tài khoản ngân hàng và sổ bán hàng của shop. Ba con số này hiếm khi bằng nhau tuyệt đối, vì phí sàn, phí vận chuyển và tiền giữ lại theo chu kỳ thanh toán đều tạo ra chênh lệch. Shop cần biết chênh lệch đó là bao nhiêu và do khoản nào gây ra.
Cách làm thực tế là tải báo cáo doanh thu tháng trước từ sàn, ghi tổng doanh thu, tổng phí và tổng tiền đã thanh toán về ngân hàng. Sau đó, shop đối chiếu với sổ bán hàng của mình, gồm đơn bán qua sàn, đơn bán qua tin nhắn và đơn bán tại cửa hàng nếu có. Khoản nào lệch thì khoanh lại và tìm nguyên nhân, ví dụ đơn bị hoàn tiền, đơn khách hủy sau khi thanh toán hoặc phí phát sinh thêm.
Việc này nên làm trong hai ngày đầu tháng, khi trí nhớ về các đơn bất thường tháng trước còn rõ. Để càng lâu thì việc truy vết một đơn lệch càng khó, vì shop phải lật lại nhiều tin nhắn và lịch sử giao hàng.
Kiểm tra công nợ, hàng hoàn và tồn kho
Công nợ là tiền khách còn nợ shop hoặc tiền shop còn nợ nhà cung cấp. Danh sách khách nợ quá hạn và nhà cung cấp sắp đến hạn thanh toán nên lập ngay đầu tháng. Khách nợ lâu cần được nhắc nhẹ nhàng, kèm hóa đơn hoặc ảnh chụp đơn hàng để khách dễ đối chiếu.
Hàng hoàn cũng cần kiểm tra ngay đầu tháng. Số đơn hoàn tháng trước nên được đếm và phân loại theo lý do như hàng lỗi, giao sai mẫu, giao chậm hoặc khách đổi ý. Lý do hoàn nào lặp lại nhiều lần thì đó là vấn đề cần sửa, ví dụ mô tả sản phẩm chưa rõ, ảnh chụp khác thực tế hoặc đóng gói chưa chắc chắn.
Khi hàng hoàn về kho, cần kiểm tra tình trạng và nhập lại kho ngay, không để chung với hàng mới. Số hàng hoàn còn bán được thì đưa lại vào tồn kho bán được, hàng hỏng thì tách riêng để xử lý. Bỏ qua bước này khiến số tồn kho trên sổ cao hơn thực tế và shop dễ nhập thừa.
Thời điểm đầu tháng rất hợp để kiểm kê tồn kho thực tế. Các mặt hàng chủ lực nên được đếm nhanh và đối chiếu với số liệu trên sổ hoặc phần mềm. Chênh lệch tồn kho thường do ghi sai khi xuất hàng, hàng hoàn chưa nhập lại hoặc thất thoát trong kho.
Có số tồn thực tế rồi, shop xếp hàng theo tốc độ bán. Với mặt hàng bán chạy, cần đặt lịch nhập bổ sung trước khi hết. Mã hàng chậm bán quá 60 đến 90 ngày cần có kế hoạch riêng, ví dụ bán kèm với hàng bán chạy, giảm giá nhẹ theo đợt hoặc dùng làm quà tặng cho đơn lớn. Để càng lâu, hàng chậm bán càng tốn chỗ kho và càng khó bán.
Hạn sử dụng cũng nên kiểm tra với hàng có hạn, như mỹ phẩm, thực phẩm và đồ chăm sóc. Những mã sắp hết hạn trong ba tháng tới cần được ưu tiên bán trước, bằng cách đưa lên vị trí nổi bật trên gian hàng hoặc bán kèm đơn hàng hiện tại.
So sánh chi phí quảng cáo với số đơn thực tế
Quảng cáo cần được đánh giá bằng số đơn và doanh thu thực tế, không phải lượt nhấp hay lượt hiển thị. Chi phí quảng cáo tháng trước nên tổng hợp theo từng kênh ngay đầu tháng, rồi chia cho số đơn mà kênh đó mang lại để ra chi phí trên mỗi đơn. Kênh nào có chi phí trên mỗi đơn cao hơn lãi gộp trung bình thì cần xem lại ngay.
Với quảng cáo Google, shop cần nhớ cách ngân sách hoạt động. Theo ngân sách quảng cáo Google Ads, ngân sách ngày là mức chi trung bình shop chấp nhận cho một chiến dịch, và chi phí tháng bằng ngân sách ngày nhân với 30,4. Một ngày có thể chi tới gấp đôi ngân sách ngày, nhưng tổng chi trong kỳ thanh toán không vượt quá 30,4 lần ngân sách ngày, phần vượt sẽ được hoàn lại. Hiểu rõ quy tắc này giúp shop không hoảng khi thấy một ngày chi vượt ngân sách.
Chiến dịch nào chạy nhưng không ra đơn trong nhiều tuần cũng nên xem lại. Quảng cáo không ra đơn sau khi đã thử đổi hình ảnh và thông điệp thì nên tắt để dành ngân sách cho quảng cáo đang hiệu quả. Giữ quảng cáo kém chỉ vì tiếc công thiết lập là cách đốt ngân sách phổ biến nhất của shop nhỏ.
| Việc kiểm tra | Con số cần ghi | Ngưỡng cần chú ý |
|---|---|---|
| Đối chiếu doanh thu | Chênh lệch sàn, ngân hàng, sổ | Lệch không rõ nguyên nhân |
| Công nợ và hàng hoàn | Số đơn hoàn, lý do hoàn | Một lý do hoàn lặp lại nhiều lần |
| Tồn kho | Hàng chậm bán, hàng sắp hết hạn | Chậm bán quá 60 đến 90 ngày |
| Quảng cáo | Chi phí trên mỗi đơn từng kênh | Cao hơn lãi gộp trung bình |
| Lãi gộp nhóm hàng | Lãi gộp từng nhóm | Nhóm lỗ sau khi trừ đủ phí |
Tính lãi gộp từng nhóm hàng
Lãi gộp tổng của shop có thể dương trong khi một nhóm hàng đang lỗ, vì nhóm lãi cao bù cho nhóm lỗ. Đầu tháng, shop nên tính lãi gộp riêng cho từng nhóm hàng chủ lực, bằng doanh thu nhóm đó trừ giá vốn và trừ phí bán hàng của nhóm đó. Nhóm nào lỗ sau khi trừ đủ phí thì cần quyết định tăng giá, giảm chi phí hoặc dừng bán.
Cách tính theo nhóm cũng giúp shop quyết định nhập hàng tháng sau. Những nhóm lãi gộp cao và bán chạy xứng đáng được nhập nhiều hơn. Nhóm lãi thấp nhưng kéo khách đến shop, ví dụ sản phẩm mồi giá rẻ, có thể giữ với số lượng vừa phải nếu nó giúp bán thêm sản phẩm lãi cao. Quyết định này cần dựa trên số liệu, không dựa trên cảm giác nhóm nào bán chạy nhất.
Bảng lãi gộp theo nhóm nên lưu qua từng tháng để thấy xu hướng. Dấu hiệu phí tăng, giá nhập tăng hoặc cạnh tranh giá gay gắt là nhóm có lãi gộp giảm dần ba tháng liên tiếp. Phát hiện sớm giúp shop điều chỉnh giá hoặc tìm nhà cung cấp khác trước khi nhóm đó chuyển sang lỗ.
Kế hoạch nhập hàng theo checklist đầu tháng cho chủ shop
Sau khi kiểm tra xong số liệu, shop lập kế hoạch nhập hàng tháng sau dựa trên ba căn cứ: tốc độ bán tháng trước, tồn kho hiện tại và mùa vụ sắp tới. Mặt hàng bán chạy cần nhập đủ để không đứt hàng giữa tháng. Mã chậm bán không nhập thêm cho đến khi xử lý xong tồn cũ.
Lịch kiểm tra cố định nên đặt vào ngày 2 hàng tháng, và cùng một mẫu bảng kiểm nên dùng mỗi tháng để số liệu so sánh được với nhau. Mẫu bảng kiểm dưới đây gồm 10 việc, shop chỉ cần đánh dấu đã làm và ghi con số tương ứng. Ba tháng sau, shop sẽ có bức tranh rõ ràng về sức khỏe tài chính của gian hàng.
| Việc | Đã làm | Con số ghi chú |
|---|---|---|
| 1. Đối chiếu doanh thu sàn, ngân hàng, sổ | Có hoặc chưa | Chênh lệch và nguyên nhân |
| 2. Rà công nợ khách và nhà cung cấp | Có hoặc chưa | Số khách nợ quá hạn |
| 3. Thống kê hàng hoàn theo lý do | Có hoặc chưa | Lý do hoàn lặp lại nhất |
| 4. Kiểm kê tồn kho mặt hàng chủ lực | Có hoặc chưa | Chênh lệch sổ và thực tế |
| 5. Lập danh sách hàng chậm bán | Có hoặc chưa | Số mã chậm bán quá 60 ngày |
| 6. Kiểm tra hàng sắp hết hạn | Có hoặc chưa | Số mã hết hạn trong 3 tháng |
| 7. Tính chi phí quảng cáo trên mỗi đơn | Có hoặc chưa | Kênh đắt nhất và rẻ nhất |
| 8. Tắt quảng cáo không ra đơn | Có hoặc chưa | Số chiến dịch đã tắt |
| 9. Tính lãi gộp từng nhóm hàng | Có hoặc chưa | Nhóm lãi cao nhất và thấp nhất |
| 10. Lập kế hoạch nhập hàng tháng sau | Có hoặc chưa | Mã cần nhập bổ sung |
Đọc tiếp theo nhu cầu của bạn
Câu hỏi thường gặp
Shop mới ít đơn có cần checklist đầu tháng không?
Có, vì thói quen kiểm tra số liệu nên bắt đầu từ khi shop còn nhỏ. Gian hàng ít đơn kiểm tra nhanh hơn, và khi đơn tăng lên thì quy trình đã sẵn, không phải xây lại trong lúc bận rộn.
Doanh thu đối chiếu lệch một khoản nhỏ có cần tìm nguyên nhân không?
Khoản lệch nhỏ nhưng lặp lại hàng tháng sẽ thành khoản lớn theo thời gian. Nguyên nhân nên ghi chú ngay khi phát hiện, dù khoản lệch chỉ vài chục nghìn đồng.
Hàng chậm bán nên giảm giá ngay hay chờ thêm?
Cần chờ đủ dữ liệu, thường là 60 đến 90 ngày, rồi mới quyết định. Giảm giá quá sớm với hàng mới lên kệ có thể làm mất lãi của sản phẩm chỉ đang cần thêm thời gian tiếp cận khách.
Kiểm tra đầu tháng mất bao lâu?
Gian hàng nhỏ thường làm xong trong một buổi, khoảng hai đến ba giờ, nếu sổ sách và báo cáo sàn đã đầy đủ. Thời gian này tăng lên khi shop để dồn nhiều tháng không kiểm tra.
Việc nên làm hôm nay
- In hoặc lưu mẫu bảng kiểm 10 việc trong bài và đặt lịch cố định ngày 2 hàng tháng.
- Tải báo cáo doanh thu tháng trước từ sàn và đối chiếu với tiền về ngân hàng.
- Lập danh sách hàng chậm bán quá 60 ngày và hàng sắp hết hạn trong 3 tháng.
- Tính chi phí quảng cáo trên mỗi đơn cho từng kênh và tắt chiến dịch không ra đơn.
Nội dung mang tính tham khảo. Hãy kiểm tra thông tin mới nhất từ nguồn chính thức trước khi áp dụng.
