Tách tiền cá nhân và tiền kinh doanh cho shop nhỏ
Trộn tiền cá nhân với tiền shop khiến chủ shop mù số liệu. Cách tách tiền bằng tài khoản riêng, tự trả lương và quỹ dự phòng đơn giản mỗi ngày.
Chung một tài khoản cho tiền shop và tiền nhà là cảnh quen thuộc của nhiều chủ shop nhỏ: bán được đơn thì ví đầy, tới kỳ nhập hàng lại không biết tiền đâu. Bài này hướng dẫn cách tách tiền cá nhân và tiền kinh doanh đơn giản, không cần phần mềm phức tạp, để cuối tháng nhìn một bảng là biết shop lãi hay lỗ.
Tóm tắt nhanh
- Một tài khoản hoặc ví riêng cho shop, tiền bán hàng chỉ về đó.
- Tự trả lương cố định mỗi tháng, phần còn lại ở lại shop.
- Chia ba quỹ nhỏ: nhập hàng, dự phòng và nghĩa vụ thuế phí.
- Thu chi ghi chép hằng ngày, đối chiếu cuối tuần một lần.
Vì sao trộn tiền làm mù số liệu
Chung một tài khoản khiến chủ shop không phân biệt được lãi của shop với tiền chi tiêu của nhà. Bán tốt nhưng tiền nhà tăng, cảm giác chung là shop làm không ra tiền, dù thực tế shop vẫn có lãi. Ngược lại, tháng bán ế nhưng tiền nhà ít, chủ shop lại tưởng shop ổn và tiếp tục nhập hàng như cũ.
Một ví dụ giả định cho thấy mức độ lệch: chị Lan bán đồ ăn vặt online, tháng 10 doanh thu 60 triệu đồng, chi nhập hàng 30 triệu, chi nhà 25 triệu, tất cả đi qua một tài khoản. Nhìn số dư cuối tháng, chị không trả lời được shop còn bao nhiêu để nhập đợt sau, vì tiền lãi shop và tiền nhà đã hòa vào nhau. Tách riêng từ đầu, phép tính cuối tháng trở nên rõ ràng: doanh thu trừ chi phí shop bằng lãi shop, còn chi nhà nằm ở một bảng khác.
Hệ quả của việc trộn tiền không dừng ở cảm giác mơ hồ. Chủ shop không biết giá vốn thật của từng đợt hàng, không dám quyết định nhập thêm hay dừng lại, và tới kỳ phải nộp thuế phí hay trả tiền vận chuyển phát sinh thì tài khoản đã cạn. Tách tiền không làm shop giàu lên ngay, nhưng nó cho chủ shop một bảng số thật để ra quyết định.
Tài khoản và ví riêng: bước đầu tiên
Bước đầu tiên là mở thêm một tài khoản ngân hàng riêng, hoặc một ví điện tử riêng, chỉ nhận tiền bán hàng và chỉ chi cho việc của shop. Tài khoản này không trả tiền nhà, tiền học hay tiền chợ. Nguyên tắc phân biệt rất đơn giản: tiền vào từ bán hàng thì về tài khoản shop, tiền ra cho nhập hàng, đóng gói, vận chuyển và phí sàn thì đi từ tài khoản shop.
Trình tự chuyển đổi gồm bốn bước. Đầu tiên, mở tài khoản mới và đặt tên gợi nhớ. Tiếp theo, đổi thông tin nhận tiền trên sàn và trang bán về tài khoản shop.
Sau đó, chuyển toàn bộ tiền hàng đang nằm ở tài khoản cá nhân sang tài khoản shop kèm ghi chú ngày chuyển. Từ đó, chỉ dùng tài khoản shop cho mọi giao dịch của shop. Lần chuyển đổi này hơi mất công một buổi, nhưng sau đó mọi đối chiếu đều nhẹ đi.
Khách trả tiền mặt thì xử lý theo cùng nguyên tắc: bỏ ngay vào một phong bì hoặc két riêng, cuối ngày chuyển vào tài khoản shop và ghi một dòng vào sổ. Khoản tiền mặt là chỗ dễ rò rỉ nhất, vì cầm trên tay rất dễ tiêu trước khi kịp ghi. Quy định “tiền mặt về két trong ngày” giúp bịt đúng chỗ rò này.
Tự trả lương mỗi tháng
Mỗi tháng, chủ shop chuyển một khoản cố định từ tài khoản shop sang tài khoản cá nhân, coi như lương của mình. Mức lương này dựa trên mức sống tối thiểu của nhà trong tháng, không lấy theo cảm hứng của ngày bán tốt. Ngày bán tốt lấy nhiều, ngày bán ế lấy ít, chính là cách khiến chi tiêu nhà phập phồng theo doanh thu và làm cạn quỹ shop lúc cần nhất.
Trả lương cố định mang lại hai lợi ích rõ rệt. Chi tiêu nhà ổn định theo một mức đã định, và shop giữ lại phần lợi nhuận còn dư để tái đầu tư hoặc tích lũy quỹ dự phòng. Cuối năm nhìn lại, chủ shop biết chính xác shop nuôi được mình ở mức nào, thay vì chỉ nhớ mang máng rằng năm rồi bán cũng được.
Bán kém thì giữ nguyên mức lương đã định nếu quỹ dự phòng còn đủ, vì lương là chi phí sống, không phải thưởng theo doanh thu. Shop tăng trưởng bền trong ba tháng liên tiếp mới nên xem xét tăng lương, và mức tăng lấy từ lãi thật sau khi đã trích đủ các quỹ. Cách này giữ cho shop không bị rút ruột đúng lúc cần vốn nhất.
Ba quỹ nhỏ: nhập hàng, dự phòng, nghĩa vụ thuế phí
Sau khi trả lương, phần tiền còn lại trong tài khoản shop nên chia thành ba quỹ nhỏ. Việc chia quỹ không cần đúng một tỷ lệ chuẩn nào, vì mỗi shop có cơ cấu chi phí khác nhau. Điều quan trọng là trích ngay khi tiền về, đừng đợi cuối tháng còn bao nhiêu mới chia, vì cuối tháng thường chẳng còn bao nhiêu.
| Quỹ | Dùng cho việc gì | Khi nào trích |
|---|---|---|
| Nhập hàng | Mua hàng đợt sau, đặt cọc nhà cung cấp | Ngay khi tiền bán hàng về |
| Dự phòng | Tháng ế, hàng hoàn, sự cố bất ngờ | Một phần nhỏ cố định mỗi đợt tiền về |
| Nghĩa vụ thuế phí | Thuế, phí sàn, phí vận chuyển phát sinh | Trích riêng ngay, không gộp với tiền tiêu |
Quỹ nghĩa vụ thuế phí chỉ mang tính chất để riêng tiền chờ nộp, bài này không nêu mức thuế suất hay cách tính thuế cụ thể. Chủ shop cần đối chiếu nghĩa vụ của mình với quy định hiện hành hoặc hỏi cán bộ thuế và kế toán có chuyên môn trước kỳ nộp. Để riêng tiền từ sớm giúp tới kỳ nộp không phải vay mượn hoặc lấy vốn nhập hàng ra nộp.
Sổ ghi hằng ngày và sai lầm thường gặp
Sổ ghi không cần cầu kỳ: mỗi ngày một dòng gồm ngày tháng, khoản gì, thu hay chi, số tiền và tài khoản nào. Bộ Tài chính có hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh. Hướng dẫn này nêu người đại diện hộ kinh doanh tự ghi chép sổ sách hoặc bố trí người làm kế toán, và sổ sách có thể lưu bằng bản giấy hoặc điện tử.
Dùng sổ giấy, bảng tính hay ứng dụng ghi chú đều được, miễn là ghi trong ngày. Để dồn cuối tuần hoặc cuối tháng là nguyên nhân phổ biến nhất khiến sổ lệch, vì nhiều khoản nhỏ sẽ bị quên.
Cuối tuần dành 15 phút đối chiếu: số dư tài khoản shop so với sổ ghi, lệch ở đâu thì tìm ngay trong tuần đó. Thói quen đối chiếu ngắn này giúp sai sót không dồn thành đống cuối tháng, và chủ shop luôn biết shop đang đứng ở đâu. Vài tuần sau, việc ghi chép trở thành phản xạ, không còn thấy nặng nề.
Năm sai lầm lặp lại nhiều nhất khi tách tiền gồm:
- Lấy tiền shop tiêu trước rồi ghi sau, hoặc không ghi vì nghĩ khoản nhỏ.
- Nhập hàng bằng tài khoản cá nhân rồi quên chuyển tiền hoàn lại cho shop.
- Tính lãi mà không trừ phí sàn và phí vận chuyển, nên lãi trên giấy cao hơn tiền thật.
- Gộp tiền của nhiều shop vào một tài khoản, khiến không shop nào có số liệu riêng.
- Tiền mặt ngoài sổ, tiêu vặt dần mà cuối tháng không biết tiền đi đâu.
Đọc tiếp theo nhu cầu của bạn
Câu hỏi thường gặp
Mới bán ít, doanh thu thấp có cần tách tiền không?
Càng nên tách sớm, vì thói quen hình thành lúc nhỏ sẽ theo shop khi lớn lên. Lúc doanh thu thấp, việc tách chỉ tốn thêm một tài khoản và vài phút ghi chép mỗi ngày, nhưng bảng số đã sạch ngay từ đầu.
Tiền bán trên sàn về tài khoản cá nhân có sao không?
Đổi thông tin nhận tiền trên sàn sang tài khoản shop là xong, sau đó đối chiếu tiền về theo sao kê sàn từng đợt. Khoản tiền sàn về chậm vài ngày là bình thường, quan trọng là tiền về đúng tài khoản shop.
Khách trả tiền mặt thì xử lý thế nào?
Bỏ két riêng trong ngày, cuối ngày chuyển vào tài khoản shop và ghi một dòng vào sổ. Đừng giữ tiền mặt trong ví cá nhân qua đêm, vì rất dễ tiêu lẫn trước khi kịp ghi.
Shop lỗ thì có trả lương không?
Giữ mức lương tối thiểu từ quỹ dự phòng nếu quỹ còn đủ, vì đó là chi phí sống. Quỹ cạn thì giảm lương xuống, đừng lấy vốn nhập hàng ra trả lương, nếu không tháng sau không còn hàng để bán.
Việc nên làm hôm nay
- Mở tài khoản hoặc ví riêng cho shop và đặt tên gợi nhớ.
- Đổi thông tin nhận tiền bán hàng trên sàn và trang bán về tài khoản shop.
- Đặt mức lương tháng này và hẹn một ngày chuyển cố định mỗi tháng.
- Chia ba quỹ nhập hàng, dự phòng và nghĩa vụ thuế phí, trích ngay khi tiền về.
- Bắt đầu ghi thu chi từ hôm nay và đối chiếu một lần vào cuối tuần.
Nội dung mang tính tham khảo. Hãy kiểm tra thông tin mới nhất từ nguồn chính thức trước khi áp dụng.
